人材派遣：B社さま

派遣スタッフの日報管理

人材派遣スタッフは、派遣先でのその日の業務内容を管理会社に報告しますが、複雑な手法では、派遣スタッフの手間だけでなく、日報の管理・レポート化といった作業の負荷も大きくなります。
今回は、日報を簡素化することにより、報告の数とレポートの質を高めることを可能にした事例をご紹介します。

背 景

人材派遣業務を行っているB社さまでは、大手家電メーカーの販売員を小売店へ派遣しています。
派遣は、週末・祝祭日のみ行っており、

・自社製品はどれくらい売れたか
・競合製品はどれくらい売れたか

などを、“週報”として派遣スタッフからメールで受け取り、それらを集計したものを、家電メーカーにレポートにして提出してましたが、集計業務に時間がかかるうえ、リアルタイムに対応することも難しい状況でした。

目 的

その後、家電メーカーからの「できる限りリアルタイムでの情報がほしいので、その日のうちにレポートを提出できないか・・・」との要望がありましたが、“週報”が“日報”に変わることで、派遣スタッフの手間が増え、それによって回収率の低下につながることが懸念されました。
また、集計業務にかかる工数も2倍になるため、それまでと同じ運用方法は難しく、

・派遣スタッフが簡単に日報を送れること
・集計業を簡略化できること

という課題をクリアするためのシステム導入を検討しました。

運用イメージ

まず、労いの言葉とともに、日報送付をお願いするメールを勤務日の終業時間に合わせて自動で配信（オートメール）し、そのメール内に、日報を入力できるフォームのURLを記載することで、報告のもれを防ぐとともに、メールを書いて報告する手間を軽減ました。
また、日報入力フォームには、自動ログインできるように設定することで、派遣スタッフが、氏名や勤務店舗名を入力する必要もなく、また入力ミスも防ぐことができるようにしました。

集計やレポートについても、Synergy!に格納された登録情報をエクスポートすることで簡単に作成できるように工夫しました。

導入効果

勤務終了時間に合わせて、日報送付をお願いするメールをおくることで、派遣スタッフからの報告を効率よく回収できるようになりました。
以前に比べると、人的コストを大幅に削減することに成功しています。

また、集計・レポート作成にかかる手間が減ったことで、メーカーに求められていた、商品管理や購買分析にも対応することができ、自社サービスの向上にもつながりました。

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