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取得時の利用目的は具体的に通知・公表すべし

ケース3　D社の場合

D社はソフトウェアを開発、販売している。ソフトウェアの購入者は、はがきまたはWeb上でユーザ登録を行うことになっている。同社はWeb上で公表している個人情報の利用目的を「当社のマーケティング活動およびお客様サービスの向上のため」と表示し、ユーザの個人情報を収集している。

個人情報を取得する際には、利用目的を特定して本人に通知、公表しなければならないと定められている。利用目的は「新商品のお知らせのため」のように、具体的でなければならない。したがって「マーケティング活動」「お客様サービスの向上」といった抽象的な利用目的は、個人情報をどう利用するのか具体的に述べておらず、不適切である。

個人情報を取得する際には、利用目的を本人に通知、公表する必要がある。

「通知」とは本人に直接知らせることだ。たとえば、顔を合わせて個人情報を提供してもらう場合、口頭で目的を伝えたり、チラシやパンフレットなどの文書を渡せばよい。電話の場合も口頭での説明が必要だ。そのほか、EメールやFAX、文書などによって伝えることが求められている。

一方「公表」とは不特定多数の人が知ることができるよう発表することだ。たとえば、Web上からワンクリック程度でリンクするページに明示したり、店頭のわかりやすい場所にポスターを貼るなどして示すことが求められている。通信販売においてはパンフレットへの記載が必要だ。

また、申込書や契約書、Webでのアンケート、懸賞の応募はがきなど、本人から直接書面を通じて個人情報を取得する場合には、必ず利用目的を明示しなければならない。具体的には契約書の書面に明記したり、Webなら本人が送信ボタンをクリックする前に簡単な操作で見られる場所に配置するよう求められている。

宅配便の送り状に送り主と送付先の住所、氏名を書くなど利用目的が誰の目から見ても明らかな場合はこの限りではない。しかし、配達に無関係の誕生日や趣味などを聞くのは、目的の範囲を超えており不適切だ。ビジネスに利用する名刺も同様で利用目的を伝える必要はないが、ビジネス目的で交換した名刺をDM発送のために使うのは目的外の利用にあたるので注意が必要だ。

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